Toute entreprise nécessite une bonne organisation interne, notamment au niveau administratif. Cela lui permettra d’améliorer sa communication interne et externe. Par ailleurs, les logiciels de back-office font partie des solutions indispensables pour gérer au mieux cette organisation. Découvrez, en quelques lignes, les essentiels à savoir sur ce programme dédié à l’administration des entreprises.
Qu’est-ce qu’un back-office ?
Définition du back-office
Également appelé interface d’administration, le back-office désigne la partie de l’organisation qui s’occupe des activités, des tâches, des postes et des procédures quotidiennes de l’entreprise. Contrairement au front-office qui s’occupe essentiellement de l’interaction avec les clients, le développement de back office consiste à mettre en place un outil stratégique visant à structurer l’arrière-plan de l’entreprise. Il est à souligner que ce dernier s’occupe particulièrement des processus, de la mise à disposition de l’infrastructure, de l’administration et de la production. D’ailleurs, la communication avec les clients au niveau du front-office dépend généralement de la structuration du back-office.
Les métiers du back-office
On retrouve souvent un système de back-office au niveau :
- de la comptabilité ;
- du service juridique ;
- de la gestion de projet ;
- de la vente ;
- du développement de produits ;
- de la gestion des process.
Pourquoi développer un back-office sur mesure ?
Le back-office est la base du système d’organisation d’une entreprise. Voici quelques avantages liés au fait de développer un back-office sur mesure au sein de votre entreprise :
- le gain de temps ;
- la sécurisation des données ;
- l’image de marque de l’entreprise.
Comment créer un back-office sur mesure ?
La centralisation des données
Avant de mettre en place votre logiciel back-office, il est avant tout important de définir ce que celui-ci peut apporter aux utilisateurs. En général, il est indispensable pour centraliser et mettre à jour les données. Cela vous évitera de dupliquer à maintes reprises de nombreux fichiers Excel et vous offrira la possibilité d’accéder à toutes les données dans un seul endroit.
Les droits d’accès
Vous devez ensuite déterminer les personnes qui ont le droit d’accéder à chacune de vos données. Vous pouvez par exemple donner l’accès aux informations concernant les recrutements à l’équipe des ressources humaines.
Les validations
Certaines procédures nécessitent des étapes de validation. Il est donc important de les définir en conséquence. Pour y parvenir, vous pouvez intégrer des écrans de statistiques permettant de visualiser l’ensemble de vos traitements à un instant T.
Les alertes et les notifications
Pour rester informé sur le déroulement et l’évolution de vos activités, vous pouvez demander à être notifié à chaque fois qu’un nouveau projet est validé. Il vous est possible par ailleurs de demander à recevoir un récapitulatif des états journaliers, hebdomadaires ou mensuels.
La sécurité et la confidentialité de vos données
Assurez-vous de trouver le bon hébergeur pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données.
L’échange des données avec les autres systèmes
Choisissez d’intégrer des solutions d’import et export qui vous permettront d’inclure des données dans d’autres systèmes ou l’effet inverse. Vous pourriez également automatiser des fonctionnalités ou intégrer une connexion API pour les données ayant des capacités importantes.
La programmation de calculs
Vérifiez la qualité optimale de la programmation de vos calculs grâce à des tests. Cependant, assurez-vous de les réaliser depuis le début et à chaque évolution de votre projet pour identifier les éventuels écarts.
