Le courrier électronique est un outil de communication pratique, rapide et moins intrusif qu’un appel téléphonique. Une mauvaise gestion de votre boîte mail ou une utilisation inappropriée peut nuire à la productivité et vous détourner des autres obligations plus importantes. Voici alors sélectionnées pour vous des stratégies pour mieux gérer vos e-mails et pour optimiser votre temps de travail.
Réservez du temps pour lire et répondre aux e-mails
Pour mieux gérer votre boîte mail et votre temps, il faut éviter de laisser en permanence votre messagerie ouverte. Les alertes et les bips de messages entrants peuvent interrompre votre concentration et vous agacer à longueur de journée.
Planifiez plutôt des périodes spécifiques pour vérifier votre boîte mail. La fréquence à laquelle vous examinez les messages et y répondre dépendra du nombre que vous en recevez généralement. Certains trouvent plus efficace de consacrer 10 minutes toutes les heures au courrier électronique. D’autres préfèrent ne vérifier leurs e-mails que deux ou trois fois par jour.
Organisez votre boîte mail pour gagner du temps
Dans votre travail, vous souhaiterez probablement conserver les messages importants liés à votre entreprise. En suivant une formation outlook, vous pourrez organiser votre boîte mail d’une manière efficace. Créez des sous-catégories pour trier les correspondances ultérieures que vous avez eues avec :
- Les clients ;
- Les fournisseurs ;
- Les partenaires ;
- Les collègues.
Hiérarchisez et regroupez vos messages, car plus votre boîte mail est organisée, plus vous gagnerez du temps à localiser les e-mails spécifiques dont vous avez besoin.
Nettoyez votre boîte mail systématiquement
Nettoyez votre boîte en vous désabonnant des e-mails promotionnels et newsletters indésirables. Ils peuvent submerger votre boîte de réception et ensevelir des messages importants.
Évitez également d’accumuler trop de messages « non lus » dans votre boîte.
Une meilleure gestion de votre boîte mail vous conduira favorablement vers une bonne gestion du temps. Vous consacrerez ainsi plus d’énergie dans votre travail, non pas en travaillant plus dur, mais en travaillant plus intelligemment. Cela va également vous aider à augmenter votre performance et à trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
