Une entreprise au cours de son existence est le résultat de plusieurs opérations qui vont améliorer son fonctionnement. Un nombre important de documents comprennent des informations confidentielles qui vont faire l’objet du développement de l’organisation. Grâce à l’évolution technologique, des logiciels ont été mis en place pour accroître les résultats souhaités dans une entité. Parmi eux, la GED ou Gestion Electronique des Documents est un outil informatique qui sert de gestion des documents numériques dans la firme. Est-elle réellement bénéfique pour l’entreprise ? Cet article démontre son rôle dans le développement de l’organisation.
La GED et son rôle
Offrant praticité et facilité d’emploi, la Gestion Électronique des Documents est un système informatique qui va permettre à l’entreprise d’enregistrer numériquement tous ses documents.
En plus de numériser les documents afférents aux mouvements de l’entreprise, La Gestion Électronique des Documents est avant tout un système de dématérialisation des documents divers comme les factures, les contrats, et d’autres articles relatifs aux activités de l’organisation. Pour un plus grand accès au logiciel, le site de logiciel ged offre un service de facilitation de la gestion des factures ainsi que d’autres documents essentiels à l’entreprise.
Les appellations de la GED
Étant un système universel, la GED se crée avec l’association d’autres logiciels :
- EDM (Electronic Document Management)
- DMS (Document Management System)
- ECM (Entreprise Content Management)
- GEIDE (Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise)
- SAE (Système d’Archivage Électronique)
- EDI (Echange de Données Informatisé)
Les rôles de la GED
La GED se charge de stocker en sécurité tous les documents qui accompagnent l’entreprise durant son cycle de vie, les rôles majeurs de la GED sont :
- La création du document par numérisation
- La hiérarchisation du document selon les demandes attribuées
- La sécurisation des données des documents
- La facilité des recherches de documents
- L’archivage des documents pendant un moment donné
Les avantages de la GED
- La GED permet à l’entreprise de numériser et d’archiver un grand nombre de documents, pour retrouver un document précis, il suffit d’entrer un mot clé et tous les documents relatifs vont apparaître.
- Elle permet également de localiser les factures émises à telle date, ainsi que tous les documents justificatifs sur les actions de la société.
- Elle contribue au contrôle des documents et de ses accessibilités
- Elle réduit les coûts en évitant des investissements en impression et en papier
- Elle favorise la productivité grâce au gain de temps obtenu
- Elle permet un contrôle plus approfondi
- Elle évite les risques de perte de documents
Il est de plus en plus difficile de contrôler totalement les activités tournant autour de l’entreprise ainsi que des documents qui justifient les différentes actions qui ont eu lieu au cours d’une période donnée. La Gestion des Documents permet d’activer la croissance de l’entreprise en apportant une amélioration de la structure par la dématérialisation du système d’archivage.
Toutefois, la GED expose certains risques, car elle nécessite un certain nombre de modifications au système adopté par l’entreprise, pour en savoir plus, la mise en place d’un système de restructuration profonde doit-être révisé.
Bref, prendre la décision d’adopter une Gestion électronique des documents n’est que bénéfique pour l’entreprise, cependant, son processus d’installation prend du temps et requiert une formation plus creusée.
