La dématérialisation touche désormais tous les secteurs, en particulier celui du commerce. Les entreprises ont à présent recours aux solutions numériques pour fluidifier et optimiser la gestion de leurs différents services. Le logiciel de caisse fait partie des solutions de gestion numériques proposées aux commerçants, au même titre que le logiciel comptable. Ce type de logiciel propose de nombreuses fonctionnalités aux commerçants afin de faciliter le bon fonctionnement de leur établissement.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Le fonctionnement du logiciel de caisse
Il s’agit d’un dispositif informatique qui fait office de caisse enregistreuse. Il enregistre les ventes et calcule les sommes à rendre. Il gère les transactions avec les clients et facilite le travail des gestionnaires et des employés de caisse. Le logiciel de caisse est donc un système informatisé relié à un terminal de caisse, un ordinateur ou une tablette. C’est une version moderne de la caisse enregistreuse, idéale pour les commerces de détail et les magasins. D’ailleurs, il existe différents types de logiciels de caisse pour chaque sorte de commerce. C’est le cas par exemple pour le logiciel de caisse pour une boutique de prêt à porter, le logiciel d’encaissement pour un restaurant, etc. C’est un excellent outil si l’on souhaite développer une activité commerciale, même si son utilisation n’est pas obligatoire.
Les utilités du logiciel de caisse
L’avantage de l’automatisation réside dans le fait qu’il n’y ait pratiquement pas de risque d’erreur de caisse ou de trésorerie. Le gain de temps est également un des atouts du logiciel de caisse, car toutes les tâches sont numérisées et automatisées. Les fonctionnalités d’un logiciel peuvent varier selon le type de commerce dans lequel il sera utilisé. Chaque entreprise a ses particularités et ses besoins en la matière, c’est pourquoi il convient de bien choisir le logiciel à installer.
Les fonctionnalités du logiciel de caisse
Les fonctionnalités principales du logiciel de caisse
Les fonctionnalités d’un logiciel de caisse lui sont propres et le différencient des autres logiciels tels que le logiciel comptable. Elles peuvent varier, mais certaines fonctionnalités sont disponibles par défaut :
- la facturation ;
- la gestion des inventaires ;
- les commandes clients et fournisseurs ;
- la gestion centralisée de plusieurs points de vente.
Le logiciel peut établir des devis et des factures, gérer les encaissements et envoyer des mails.
Les fonctionnalités spécifiques
Comme on a pu le voir plus haut, les logiciels de caisse peuvent avoir des fonctionnalités dédiées à un type de commerce en particulier. Par exemple, pour le commerce de détail, la gestion des transactions commerciales est indispensable au bon déroulement des activités. L’inventaire fait également partie des fonctionnalités primordiales, car elle permet de surveiller le stockage et l’approvisionnement. Il en va de même pour la gestion des commandes, qui implique l’enregistrement des coordonnées du client et la disponibilité d’un produit.
Les spécificités d’un logiciel de caisse pour une boutique de prêt-à-porter
En tant que commerce de détail, le magasin de prêt-à-porter doit bénéficier d’un logiciel de caisse qui permet de bien gérer les diverses méthodes de paiement : cartes de crédit, argent comptant, chèques-cadeaux, etc. Les prix des articles sont intégrés au logiciel pour que le caissier n’ait pas à les saisir manuellement. Un simple scan du produit suffit pour que son prix s’affiche dans le terminal utilisé par l’employé du magasin. Un logiciel de caisse est avantageux pour les boutiques, car :
- la gestion des stocks et des ventes se fait en temps réel ;
- les données comptables des transactions sont automatiquement enregistrées, il n’y a aucune saisie manuelle à réaliser ;
- le gérant peut bénéficier d’un grand gain de temps ;
- le service client à la caisse est nettement amélioré, parce qu’il y a moins de temps d’attente. L’expérience d’achat est donc optimisée ;
- le processus de paiement est accéléré, tout comme l’encaissement.
Comment choisir un logiciel de caisse ?
Avant de fixer son choix sur le logiciel de caisse à acquérir, il est important de tenir compte de plusieurs paramètres, en plus de ses fonctionnalités. L’outil doit remplir plusieurs conditions de sécurisation, de collecte et de protection de données et être conforme aux normes du RGPD. Le logiciel doit aussi être certifié, offrant ainsi la garantie que toutes les transactions soient enregistrées. Enfin, le coût global du logiciel doit être évalué sur le long terme et présenter un bon rapport qualité/prix.
