Vous êtes une entreprise dont les partenaires et fournisseurs se trouvent essentiellement à l’étranger ? Vos factures de communication sont certainement salées si vous utilisez un réseau de téléphonie traditionnelle. En optant pour la Voice over Internet Protocol (VoIP) comme de nombreuses entreprises, vous pourrez considérablement réduire vos factures de communication tout en bénéficiant d’autres avantages. Pourquoi migrer vers la VoIP ?
VoIP : présentation et fonctionnement
La technologie VoIP est adoptée depuis quelques années par certaines entreprises, en raison de son fonctionnement relativement simple et de ses atouts remarquables.
Présentation de la VoIP
La VoIP est un système de communication qui vous permet d’émettre des appels téléphoniques en illimité à partir d’une connexion internet haut débit. Il peut s’agir aussi bien d’appels vocaux que d’appels multimédias ou vidéo. Par opposition au Réseau téléphonique commuté (RTC), la téléphonie VoIP ne nécessite pas la disponibilité d’un matériel téléphonique exclusivement dédié. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quelle ligne ou un autre ordinateur depuis votre tablette, votre smartphone, votre ordinateur portatif ou de bureau ayant une connexion internet.
Pour mettre en place un système de téléphonie VoIP au sein de votre entreprise, vous aurez certainement besoin des services d’une entreprise de télécommunication qui propose généralement plusieurs solutions télécom et VoIP pour les entreprises. Skype par le passé et maintenant WhatsApp sont des exemples d’applications de la téléphonie sur VoIP. L’installation d’une solution de téléphonie IP est avantageuse pour les entreprises.
Fonctionnement de la VoIP
Alors qu’en RTC le signal de la communication est transféré via des lignes physiques, la téléphonie IP, quant à elle, procède autrement. De fait, dans un premier temps, la technologie VoIP a la particularité de transformer les signaux vocaux en signaux numériques. Ces voix qui ont été numérisées seront maintenant scindées en des paquets de données et transmises via internet. Une fois les données transportées via une connexion internet haut débit (câble, ADSL, fibre optique), elles sont maintenant reconverties en voix.
Au regard de ce processus, l’objectif de la téléphonie IP est de réduire le poids du signal afin de fluidifier son transport et éliminer les interférences. Ce procédé impacte positivement la qualité de la voix. Cependant, la mise en place de la téléphonie IP répond à quelques exigences techniques. Vous devez par exemple vous assurer de la qualité de votre connexion internet. De même, il est judicieux d’attester de la compatibilité de votre flotte d’appareils à la solution que vous allez implémenter. Il est en effet des cas où un remplacement de la flotte peut s’imposer.
Les fonctionnalités associées à un système VoIP
Les nombreuses fonctionnalités de la téléphonie IP sont toutes avantageuses pour les entreprises. Elles vous assurent flexibilité et efficacité.
Les conférences téléphoniques
Les conférences téléphoniques sont la fonctionnalité phare de la téléphonie via Internet Protocol. Une conférence téléphonique n’est rien d’autre qu’une fonction qui permet à plusieurs personnes de participer simultanément à une même conversation téléphonique. Cependant, les conférences téléphoniques via VoIP vont plus loin. En plus des conversations téléphoniques, les interlocuteurs ont la possibilité de partager des fichiers et des documents. De même, ils peuvent effectuer des présentations audiovisuelles. Considérez également le fait que plusieurs applications HTML basées sur le web peuvent migrer vers un réseau IP. Mieux, elles s’accommodent efficacement des appareils compatibles avec la téléphonie IP.
La distribution intelligente des appels entrants
Avec la téléphonie IP, vous avez la possibilité d’attribuer les appels entrants et sortants à vos collaborateurs selon les circonstances. Par exemple, vous pouvez tenir compte des horaires d’ouverture, des compétences requises par rapport à un problème, de la localisation ou d’autres paramètres, pour rediriger les appels entrants vers les collaborateurs que vous estimez à même de les gérer efficacement.
Le serveur vocal
Le serveur vocal est une fonctionnalité VoIP qui automatise la réception des appels entrants. Il s’agit d’une pré configuration du système qui fonctionne tel un réceptionniste. Pour peu que la fonctionnalité soit mise en marche, le système a la possibilité de mettre les clients en attente. Il peut également trier et sélectionner les appels en les redirigeant vers des services/départements spécifiques. Vous faites ainsi gagner du temps aux clients puisque désormais, ils peuvent donc appeler et entrer directement en contact avec le département de l’entreprise qu’ils recherchent. Concrètement, grâce à cette seule fonctionnalité, il est possible d’/de :
- gérer les files d’attente,
- filtrer et transférer des appels,
- réceptionner automatiquement les appels,
- intervenir dans l’appel.
Le tableau de bord
Avec un système de téléphonie basé sur Internet Protocol, vous avez à disposition un tableau de bord centralisé depuis lequel vous pouvez administrer le système. Via ce centre de contrôle, vous pouvez ajouter ou supprimer des numéros, retirer ou ajouter des utilisateurs, intégrer des équipes et effectuer d’autres actions. Toutes ces actions sont entreprises en temps réel.
Les numéros de téléphone virtuels
Dans le cadre d’un usage professionnel, la téléphonie IP vous permet d’acheter des numéros de téléphone virtuels. Selon vos besoins, vous pouvez donc acheter des numéros domestiques, comme vous pouvez opter pour des numéros internationaux. Étant donné la technologie (internet) de la téléphonie IP, il est également possible d’opter pour des numéros verts pour mobile, ligne fixe et systèmes virtuels.
Le contrôle de performances
La technologie VoIP peut proposer une fonctionnalité de suivi des performances. Vous pourrez alors suivre les performances de votre système s’agissant de paramètres comme la qualité des services, la durée des appels, etc. Avec les données recueillies, vous pouvez travailler les menus d’appel des appareils afin de proposer un service client plus intéressant.
La fonction trouvez-moi/suivez-moi
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez émettre des appels sur plusieurs systèmes à la fois. Elle permet donc à vos collaborateurs de rester joignables, même lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Mieux, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de deux manières différentes. Soit vous joignez votre employé à son bureau ou sur son appareil mobile s’il ne répond pas au bureau. On parle dans ce cas d’appels séquentiels. La seconde option appelée appels simultanés permet d’émettre l’appel vers plusieurs employés qui pourront y répondre.
Les avantages de la téléphonie IP
Le premier avantage d’une migration vers la VoIP est économique. Comparée à la téléphonie traditionnelle, la technologie IP vous aide à réduire drastiquement les coûts en communication téléphonique. Si vous émettez régulièrement des appels à l’étranger, il n’y a pas besoin de vous rappeler l’incidence sur votre facture téléphonique avec un système ancien. La téléphonie par internet vient réguler tout ceci, tout en vous garantissant une communication qualitative. Vous verrez également vos charges se réduire et gagnez par la même occasion en performance.
De plus, le réseau de communications convergées sur IP se démarque par sa flexibilité et sa portabilité. Nous évoquions précédemment la fonction « trouvez-moi/suivez-moi ». Pour vos collaborateurs, elle est gage de portabilité. Pour peu qu’ils aient un appareil compatible IP, ils peuvent se déplacer et voyager vers n’importe quelle destination tout en étant joignables.
De leur position, ils bénéficient également des fonctionnalités auxquelles ils ont accès dans leur bureau. Ils sont automatiquement identifiés par le réseau comme des utilisateurs habituels. Cerise sur le gâteau, ils peuvent transférer leurs appels vers un téléphone numérique de leur position, quand bien même ce dernier n’avait pas été configuré pour le système VoIP. Vos équipes restent opérationnelles depuis n’importe quelle localité. Une solution pratique à tout point de vue.
Cette flexibilité et cette portabilité facilitent le travail collaboratif en temps réel, et sont sans incidence sur les coûts. De même, la téléphonie IP permet un meilleur usage de la bande passante, contrairement aux prétentions de nombreuses personnes.
