Passer à Ged Sharepoint en 2023 vous permettra de gérer vos documents et vos collaborations basé sur le Web. Il vous donne la possibilité de partager, de collaborer et de gérer des documents. Si vous souhaitez améliorer la productivité et la communication au sein de votre entreprise, GED SharePoint pourrait être une bonne option pour vous. Qu’est-ce que c’est exactement ? Quels sont les avantages de l’utiliser ? Quelles sont les fonctionnalités disponibles ? Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.
Ged SharePoint : de quoi s’agit-il ?
Sharepoint ged est un outil polyvalent et puissant, vous permettant de mieux traiter vos documents électroniques. Il peut s’agir :
- des factures ;
- des comptes-rendus ;
- des cahiers de charge ;
- des devis, etc.
Cette technologie peut s’intégrer avec d’autres logiciels et outils. Par conséquent, Ged SharePoint est la solution idéale pour les organisations souhaitant améliorer leur collaboration et leur flux de travail, tout en conservant leur indépendance.
Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?
La différence est que OneDrive est un outil vous permettant d’enregistrer vos documents. Par défaut, vous êtes le seul utilisateur pouvant accéder à ces derniers. Par contre, avec SharePoint, les documents en ligne sont disponibles pour une équipe spécifique ou pour l’ensemble des collaborateurs au sein de votre entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités proposées par ged SharePoint ?
Voici les fonctionnalités proposées par Ged SharePoint :
La sécurité
SharePoint est un véritable coffre-fort. Il garantit la conservation de vos documents dans son ensemble. Vous pouvez limiter l’accès à certaines données si vous le voulez.
L’échange et le partage.
La bibliothèque SharePoint constitue un ensemble de données ouvert à un groupe de personnes.
Les applications métier
Il contient des workflows afin de compléter votre ERP. Il peut s’agir des applications de demande de congé, de validation des factures, d’automatisation des tâches chronophages, etc.
Quels sont les avantages d’utiliser Ged SharePoint ?
Voici les raisons pour lesquelles il est intéressant de passer à GED SharePoint :
Rationaliser la collaboration
L’un des principaux avantages de cet outil est sans doute sa capacité à rationaliser la collaboration et la communication. En utilisant cette technologie, vous pouvez partager des documents et recevoir les dernières mises à jour à temps. Autrement dit, si vous partagez une bibliothèque de documents dans SharePoint, tous les autres membres peuvent y accéder, apporter des modifications, laisser des commentaires et des réactions et ce, en temps réel. Grâce à cette technologie, vous n’avez plus besoin de disposer de nombreuses versions d’un même document. D’ailleurs, cela engendre une source de confusion et une perte de temps.
Améliorer la gestion du travail
SharePoint vous met à disposition de nombreuses fonctionnalités pouvant vous aider à organiser vos données afin d’optimiser votre flux de travail. À titre d’exemple, la fonction gestion des tâches vous permet d’assigner un projet, de fixer des échéances et de suivre de près l’avancement du projet. La fonction calendrier de SharePoint vous donne la possibilité de créer et de gérer des événements, de partager des dates importantes, de planifier des réunions, etc.
La compatibilité avec d’autres outils et systèmes
Ged SharePoint peut s’intégrer avec les logiciels que vous utilisez déjà comme Microsoft Office.
La conformité et la sécurité
Vous pouvez configurer l’outil pour restreindre l’accès aux informations sensibles. Il est possible de baser cette option en fonction du poste et de la responsabilité de l’utilisateur. De plus, il vous permet de suivre et d’enregistrer automatiquement les modifications apportées sur chaque document.
La personnalisation
Adaptez la plateforme selon vos besoins en utilisant les options de personnalisation. À titre d’exemple, vous pouvez apporter des modifications pour que l’interface de l’outil se conforme à l’image de votre marque. Vous avez également la possibilité d’inclure des formulaires, d’autres outils commerciaux personnalisés si nécessaire. Le but étant de faciliter votre travail afin d’accroître votre productivité.
L’évolutivité
SharePoint peut être utilisé par tout type d’entreprise, allant d’une petite société comptant une poignée de salariés à un organisme employant des milliers de collaborateurs. Cela veut dire que cet outil peut grandir et s’adapter en fonction de l’importance de votre enseigne.
La disponibilité des documents
Votre intranet SharePoint est basé sur un système Web. Par conséquent, vous pouvez consulter vos documents n’importe où et ce, en utilisant tout type de support (ordinateur de bureau, ordinateur portable, appareil mobile).
Gérer des documents SharePoint : comment procéder ?
Voici les étapes à suivre pour gérer des documents SharePoint :
- activez la fonctionnalité de gestion de documents ;
- configurez l’intégration de l’outil : pour ce faire, accédez au « centre d’administration portails power Apps », puis entrez dans la section « activer l’intégration de SharePoint ». Ensuite, cliquez sur le bouton « Activer » dans la fenêtre de confirmation ;
- mettez en marche la gestion des documents : cela permet aux tables de stocker les documents liés aux enregistrements dans SharePoint ;
- personnalisez le formulaire ;
- créez l’autorisation de table ;
- choisissez la taille de téléchargement des fichiers.
