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Organiser une réunion n’est pas une mince affaire ! Ce n’est pas si simple de trouver un créneau pour rassembler tous les acteurs devant participer à une réunion. Pour remédier à ces difficultés, Framasoft a lancé un programme libre et gratuit pour gagner du temps énorme pour la gestion des rendez-vous. L’outil permet tout aussi bien de faire des sondages en ligne pour récolter les votes à propos de sujets divers. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le framadate.

Qu’est-ce que le Framadate ?

Le framadate est un outil en ligne qui permet de créer des sondages et de planifier des réunions. Le programme est accessible par inscription.

En terme de créneaux, c’est une solution efficace pour la fixation d’une date convenable pour un maximum de participants pour une prochaine réunion.

Pour ce qui est des sondages, l’outil facilite la collecte des avis venant des acteurs sur les solutions ou encore les choix à prendre en compte, dépendant des suffrages.

Comment faire un Framadate ?

Voici les étapes suivre pour former un framadate.

réunion en ligne

La création d’un formulaire de réunion

Sur Framadate, deux options se présentent : la création d’un sondage date et la création d’un sondage classique. Pour l’organisation d’un rendez-vous ou d’une réunion, il suffit de cliquer sur « créer un sondage spécial date ».

Pour ce faire :

  • Introduire la nature de la réunion et les informations vous concernant, avec votre adresse mail pour vous tenir informé sur les sondages effectués ;
  • Emettre de suggestions de créneaux, avec dates et heures précises ;
  • Vérifier les informations entrées sur une page de confirmation ;
  • Cliquer sur « créer un sondage » lorsque les données entrées sont confirmées.

Le partage d’un formulaire de réunion

Lorsque l’étape de la proposition est émise, deux emails vous seront directement envoyés dans la boite de messagerie électronique.

Le premier étant destiné pour les modifications et le second pour la diffusion de sondage et la collecte d’avis.

Pour le partage, copier le lien affecté et coller dans un email pour l’envoyer à tous les acteurs concernés.

La consultation des réponses

Une fois les personnes concernées ayant émises leurs réponses, les disponibilités de chacun seront consultables pour déterminer une date convenable pour la prochaine réunion.

C’est un outil efficace pour la gestion des rendez-vous.

Modifier un Framadate : Comment faire ?

La modification de la date d’expiration

Il est tout à fait possible de faire des changements par rapport à la date d’expiration du framadate. Pour ce faire, il faut se servir du lien d’administration. Si vous avez du mal à identifier ce que c’est, il s’agit du lien se terminant par /admin.

Cliquer sur « Date d’expiration » au niveau de l’icône « crayon » pour changer la date. Il ne faut surtout pas oublier de valider. Vous pouvez tout aussi bien annuler si vous changez d’avis.

La modification de l’édition des votes

Pour modifier l’édition des votes, il faut également employer le lien d’administration, puis faire un clic sur la modification des sondages au niveau de l’icône crayon.

A vous la liberté de changer les informations sur les votes en mettant à terme la possibilité de voter, la possibilité de modifier ou non les votes.

Une validation est également nécessaire pour confirmer les changements.

Tout comme le Framadate, il est possible de planifier ses réunions avec d’autres outils en ligne, comme Doodle par exemple. Mais quel est le meilleur ? Framadate ou Doodle.

doodle gratuit

Comment créer un Doodle gratuit ?

Tout comme Framadate, Doodle permet de simplifier la planification d’un évènement avec un gain de temps phénoménal.

Plus besoin de s’inscrire pour utiliser l’outil et pouvoir fixer une date, une heure et un lieu pour l’évènement à prévoir. Avec le sondage gratuit, la planification du jour J sera plus simple.

Pour ce faire, il faut se rendre sur la page d’accueil, et cliquez sur « planifier un évènement », en y définissant un titre, un lieu, une description, un nom et une adresse mail.

Cliquer sur continuer pour être redirigé vers la page d’accueil. C’est là que les jours et les horaires seront définis. Les réponses des sondages effectuées seront par la suite consultables via l’adresse mail communiquée.

Il ne reste plus qu’à opter pour le jour et la plage horaire durant lesquels le maximum de personne reste disponible. Plus besoin d’avoir à contacter chaque personne pour comparer les heures creuses et les temps libres de chacun.

Les deux outils de sondage de planification de rendez-vous, framadate et Doodle sont presque identiques en terme de fonctionnalités. A vous de choisir celui qui vous convient le mieux en terme d’options et de praticité.